仕事効率化！メール処理を劇的に減らすライフハック

朝、受信ボックスを開いた瞬間の重苦しさ。未読メールの山を見るだけで、今日のタスクが始まる前から疲れてしまうこと、ありませんか？

メール処理、本当に全部必要？　私はそう問いかけるようにしています。情報過多な時代、メールに費やす時間を減らすことは、仕事効率化だけでなく、心の平穏にも繋がります。

1. 受信箱を「情報ゴミ箱」にしないために

1-1. メールの自動振り分け設定：

「とりあえず全部受信」をやめましょう。

• 設定方法: 各メールソフトのフィルタリング機能を活用。
• 振り分けルール: プロジェクトごと、顧客ごと、種類ごと（ニュースレター、請求書など）にフォルダを作成し、自動で振り分ける。
• ポイント: 重要なメールを見落とさないよう、「重要」フォルダを作り、担当者からのメールや緊急度の高いものを優先的に入れる。

1-2. 通知オフという選択：

メールが来るたびに作業が中断されるのを防ぎます。

• 設定方法: PC、スマートフォンのメール通知をオフ。
• 確認タイミング: 1日に2〜3回、時間を決めてチェック。
• 効果: 集中力が途切れるのを防ぎ、タスクに没頭できる時間が増えます。

2. 「不要なもの」を徹底排除

2-1. メールマガジン解除：

購読しているメルマガ、本当に全部読んでいますか？

• 解除方法: 各メールマガジンの登録解除リンクから手続き。
• 判断基準: 「最近読んでいない」「内容が重複している」と感じたら、迷わず解除。
• 代替手段: 必要な情報は、WebサイトやSNSで必要な時にチェックする。

2-2. フィルタリングの徹底：

迷惑メールだけでなく、不要なメールを自動で削除。

• 設定方法: メールソフトのフィルタリング機能を活用。
• フィルタリングルール: 特定のキーワード（「広告」「PR」など）を含むメール、特定の送信元からのメールを自動で削除。
• 注意点: 誤って必要なメールまで削除しないよう、設定は慎重に。

3. メール処理の「型」を作る

3-1. テンプレートの活用：

毎回同じような内容のメールを書くのは時間の無駄です。

• 作成方法: よく使う返信文、挨拶文、依頼文などをテンプレートとして保存。
• 活用方法: テンプレートをベースに、必要に応じて修正。
• 効果: 返信時間を大幅に短縮できます。

3-2. 返信ルールの設定：

「〇〇時間以内に返信する」というルールを設ける必要はありません。

• 設定方法: 「緊急の用件以外は、〇〇日にまとめて返信する」というルールを設ける。
• ポイント: 返信期日を明確にすることで、相手に安心感を与えられます。
• 例外: 緊急性の高いメールには、迅速に対応。

メール処理に追われる毎日から解放されるために、まずは「減らす」ことから始めてみませんか？　全部を完璧にこなそうとしなくても大丈夫。今日はここまで、と区切りをつけることも大切です。